Deze website maakt gebruik van cookies voor marketing- en analysedoeleinden. Lees meer>>

X Weigeren.X Akkoord.

ICTU: "VCD begrijpt hoe de overheid werkt"

Geplaatst op 6 juni 2017

VCD heeft ICTU geholpen bij de herinrichting van de financiële en projectadministratie. Stichting ICTU is een onafhankelijke adviseur en uitvoerder binnen de overheid. ICTU’s werkveld is de digitale overheid. VCD heeft ervoor gezorgd dat deelapplicaties voor relevante onderdelen nu zijn gekoppeld aan één centraal administratief basissysteem: Exact. Paul Vieyra: “Het is daarbij prettig om te merken dat VCD weet hoe een overheid graag samenwerkt met externe partners. Tegelijkertijd helpen zij ons vanuit die ervaring om intern draagvlak te creëren voor de veranderingen.”

ICTU is 15 jaar geleden opgericht door de Rijksoverheid om als onafhankelijke adviseur en uitvoerder binnen de overheid kwalitatief hoogwaardige digitale dienstverlening te realiseren. Paul Vieyra: “We voeren projecten uit vanuit vakmanschap, met hart voor de publieke zaak en zonder winstoogmerk voor alle overheden: Rijk, provincies, gemeenten, uitvoeringsorganisaties en waterschappen. Wij zijn overheid, maar ook een zelfstandige stichting, met een behoorlijke mate van vrijheid in hoe wij projecten inrichten. IT maakt doorgaans deel uit van onze oplossingen. ICTU heeft oog voor de balans tussen techniek en gebruik én tussen innovatie en werkbare oplossingen. Zo hebben we onder meer de software ontwikkeld voor het Lerarenregister en is DigiD een oplossing met de signatuur van ICTU. De overheid hanteert een heel landschap aan registers. Wij dragen daar ons steentje aan bij door een betere digitale overheid en, waar nodig, koppelen wij deze ook. Momenteel zijn we bijvoorbeeld met een project bezig om fraude vroegtijdig te kunnen detecteren, door diverse registers te matchen om zo gericht controles uit te kunnen voeren.”

"Het is prettig om te merken dat VCD weet hoe een overheid graag samenwerkt met externe partners. Tegelijkertijd helpen zij ons vanuit die ervaring om intern draagvlak te creëren voor de veranderingen."

Optimalisatie van de financiële en projectadministratie

ICTU en VCD werkten samen aan de herinrichting van de financiële en projectadministratie van ICTU. Hierbij is deels gebruik gemaakt van bestaande en deels van nieuwe applicaties. Paul Vieyra: “Wij werken met Exact Exact Globe en Exact Synergy voor de project- en financiële administratie. Daarnaast gebruiken we TimeTell voor urenregistratie en AFAS voor het vastleggen van medewerkergegevens. Deze systemen waren niet aan elkaar gekoppeld. Een grote beperking, want onze medewerkers schrijven tijd, maar die werd in onze boekhouding binnen Exact niet automatisch vertaald in geld. De koppeling tussen deze systemen is nu door VCD gemaakt. Door nu uren te boeken en direct in geld om te zetten binnen Exact, zien we de actuele resultaten en is er een betere projectbewaking mogelijk.”

Veel eerder inzicht in de integrale actualiteit 

van een medewerker in AFAS wordt ingevoerd, dan wordt die wijziging nu automatisch in alle andere applicaties doorgevoerd. Ook belangrijk: alle mutaties leiden tot financiële mutaties in Exact. Nu worden die periodiek (frequentie naar behoefte) geautomatiseerd verwerkt. ICTU heeft daarmee eerder zicht op de actualiteit van projectinformatie en ICTU als geheel.” 

“Door koppelingen te maken tussen de verschillende systemen, zien we nu actuele resultaten en is er een betere projectbewaking mogelijk.”

Intensieve samenwerking tussen ICTU en VCD

Een aspect van de samenwerking met VCD was de tijdsdruk, geeft Paul Vieyra aan: “In slechts drie maanden heeft VCD samen met ons fase 1 technisch gerealiseerd. Op 1 januari 2016 konden we over naar het gekoppelde systeem. Een grote wens omdat we daarmee in Exact ’schoon‘ aan een nieuw boekjaar konden beginnen. Fase 1 betrof het op orde brengen van de heringerichte administratie en de processen daar omheen. Door deze korte implementatietijd zijn er na 1 januari wel kinderziekten opgetreden. In het eerste halfjaar van 2016 hebben we die grotendeels opgelost en zijn de processen aangepast. Zo hebben we in deze fase de té complexe autorisatiestructuur in TimeTell samen met VCD vereenvoudigd, waardoor in TimeTell geboekte uren eerder verwerkt kunnen worden in Exact. Dit levert naar verwachting sneller inzicht in uren op en dus actuele rapportages waar de projectleider op kan sturen. VCD heeft in het eerste halfjaar soms ook taken op zich genomen die eigenlijk niet in de scope van hun werkzaamheden passen, maar waar we wel blij mee waren omdat we op dat moment intern geen capaciteit beschikbaar hadden. Ik heb de flexibiliteit en de samenwerking als goed ervaren. Nu staan we voor de uitdaging fase 2 op te starten. In fase 2 willen we de rapportages verbeteren en een aantal processen verder automatiseren en verbeteren. Mogelijk gaan we voor de rapportages een BI Tool aanschaffen. De scope en planning van fase 2 moeten nog bepaald en vastgesteld worden.”

Lees hier meer interessante verhalen van collega-ondernemers en vakgenoten.

 

Nieuws

  • 14-07-2017

    Nieuw white paper: 'Smart up your Business met Business Apps'

    Lees meer >>
  • 09-06-2017

    InstallatieWerk Nederland maakt efficiencyslag met Business Apps

    Lees meer >>
  • 07-06-2017

    Nieuw white paper: 'De verschuivende rol van HRM - Hoe data driven bent u?'

    Lees meer >>
  • 06-06-2017

    ICTU: "VCD begrijpt hoe de overheid werkt"

    Lees meer >>

Events

  • 26-09-2017

    Webinar: Meer tijd voor strategisch HRM!

    Lees meer >>
  • 28-09-2017

    Business Software Event 2017: het software event voor de maakindustrie

    Lees meer >>
  • 15-11-2017

    Exact Live 2017: Try Tomorrow's Tech

    Lees meer >>
 

Nieuws

  • 14-07-2017

    Nieuw white paper: 'Smart up your Business met Business Apps'

    Lees meer >>
  • 09-06-2017

    InstallatieWerk Nederland maakt efficiencyslag met Business Apps

    Lees meer >>
  • 07-06-2017

    Nieuw white paper: 'De verschuivende rol van HRM - Hoe data driven bent u?'

    Lees meer >>
  • 06-06-2017

    ICTU: "VCD begrijpt hoe de overheid werkt"

    Lees meer >>

Events

  • 26-09-2017

    Webinar: Meer tijd voor strategisch HRM!

    Lees meer >>
  • 28-09-2017

    Business Software Event 2017: het software event voor de maakindustrie

    Lees meer >>
  • 15-11-2017

    Exact Live 2017: Try Tomorrow's Tech

    Lees meer >>
 

Nieuws

  • 14-07-2017

    Nieuw white paper: 'Smart up your Business met Business Apps'

    Lees meer >>
  • 09-06-2017

    InstallatieWerk Nederland maakt efficiencyslag met Business Apps

    Lees meer >>
  • 07-06-2017

    Nieuw white paper: 'De verschuivende rol van HRM - Hoe data driven bent u?'

    Lees meer >>
  • 06-06-2017

    ICTU: "VCD begrijpt hoe de overheid werkt"

    Lees meer >>

Events

  • 26-09-2017

    Webinar: Meer tijd voor strategisch HRM!

    Lees meer >>
  • 28-09-2017

    Business Software Event 2017: het software event voor de maakindustrie

    Lees meer >>
  • 15-11-2017

    Exact Live 2017: Try Tomorrow's Tech

    Lees meer >>